Die kurze Antwort: In einer Wohnungseigentümergemeinschaft entscheiden die Eigentümer gemeinsam in der Versammlung, ob und von wem das Treppenhaus gereinigt wird. Die Verwaltung holt Angebote ein, setzt den Beschluss um und schließt den Vertrag im Namen der Gemeinschaft. Bezahlt wird aus dem gemeinsamen Topf, verteilt nach Miteigentumsanteilen, sofern nichts anderes beschlossen oder vereinbart ist. Vermietende Eigentümer können die Kosten in der Regel über die Betriebskosten weitergeben.
Dieser Beitrag ordnet die Abläufe aus der Praxis ein. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Für Fragen zu Ihrer konkreten Gemeinschaftsordnung ist die Verwaltung oder eine anwaltliche Beratung der richtige Ansprechpartner.
Warum das Treppenhaus Sache der Gemeinschaft ist
Treppenhaus, Eingangsbereich, Keller und Außenanlagen gehören in aller Regel zum Gemeinschaftseigentum. Für ihre Pflege ist deshalb nicht der einzelne Eigentümer zuständig, sondern die Gemeinschaft als Ganzes. Das hat eine praktische Folge: Kein Eigentümer kann allein eine Firma bestellen und die Rechnung auf alle verteilen, und umgekehrt kann auch kein Einzelner die Firma allein abbestellen.
In vielen älteren Hamburger Gemeinschaften regelt noch eine Hausordnung, dass die Bewohner im Wechsel selbst reinigen. Das funktioniert, solange alle mitziehen. Sobald Wohnungen vermietet, verkauft oder von älteren Bewohnern nicht mehr selbst gereinigt werden können, kippt das Modell. Warum solche Pläne scheitern, beschreibt der Beitrag Putzplan im Treppenhaus.
Der Weg zum Beschluss in fünf Schritten
Der Wechsel von der Selbstreinigung zur Firma oder von einer Firma zur nächsten läuft in gut organisierten Gemeinschaften fast immer gleich ab:
- Bedarf klären. Welche Flächen, welcher Turnus, welche Zusatzflächen wie Keller oder Mülltonnenplatz? Das legt die Verwaltung am besten mit dem Beirat fest.
- Angebote einholen. Mehrere Firmen besichtigen das Objekt und bieten auf Basis desselben Leistungsumfangs an.
- Beschlussvorlage erstellen. Die Angebote werden mit der Einladung zur Versammlung verschickt, damit alle Eigentümer vorab vergleichen können.
- Beschluss fassen. Die Versammlung entscheidet über Firma, Umfang, Laufzeit und gegebenenfalls den Verteilungsschlüssel.
- Umsetzen. Die Verwaltung schließt den Vertrag, übergibt Schlüssel, passt die Hausordnung an und informiert Bewohner per Aushang.
Ist die Versammlung gerade vorbei und die bisherige Reinigung fällt aus, lohnt sich ein Blick in den Verwaltervertrag. Manche Verträge erlauben der Verwaltung, bis zum nächsten Beschluss eine Übergangslösung zu beauftragen.
Hilfreich ist außerdem, im Beschluss den Leistungsumfang selbst zu benennen oder auf das Leistungsverzeichnis des gewählten Angebots zu verweisen. Dann ist später klar, worauf sich die Eigentümer geeinigt haben, und die Verwaltung kann Beschwerden an einem schriftlichen Maßstab prüfen. Wer nur „Beauftragung einer Reinigungsfirma“ beschließt, überlässt die Details dem Zufall.
Welche Rolle die Verwaltung übernimmt
Die Verwaltung ist das ausführende Organ der Gemeinschaft. Sie schließt den Vertrag im Namen der Gemeinschaft, nimmt Beschwerden entgegen, kontrolliert die Leistung und prüft die Rechnungen. Kleinere Entscheidungen darf sie selbst treffen. Einen dauerhaften Reinigungsvertrag mit spürbaren Kosten für alle legt sie aber in der Regel der Versammlung vor.
Für die Verwaltung zählt vor allem eines: ein Ansprechpartner, der erreichbar ist und Probleme löst, bevor sie in der nächsten Versammlung auf der Tagesordnung stehen. Deshalb arbeiten wir mit festen Teams, organisieren eine Vertretung bei Ausfall und antworten werktags binnen 24 Stunden.
Ein Punkt wird bei der Übergabe gern übersehen: die Schlüssel. Die Firma braucht Zugang zu Haustür, Keller und gegebenenfalls Müllraum. Die Verwaltung sollte die Übergabe protokollieren und festhalten, wer welche Schlüssel erhalten hat. Das schützt die Gemeinschaft und die Firma gleichermaßen, falls später ein Schlüssel fehlt.
So werden die Kosten unter den Eigentümern verteilt
Gibt es keine abweichende Regelung, werden die Kosten der Treppenhausreinigung nach Miteigentumsanteilen verteilt. Die Gemeinschaft kann aber per Beschluss einen anderen Schlüssel wählen. In der Praxis begegnen Ihnen drei Varianten:
| Schlüssel | Wie verteilt wird | Typischer Einwand |
|---|---|---|
| Miteigentumsanteile | nach dem Anteil im Grundbuch | große Wohnungen zahlen mehr, obwohl sie nicht mehr Treppe nutzen |
| Pro Einheit | jede Wohnung zahlt gleich viel | kleine Wohnungen tragen verhältnismäßig mehr |
| Nach Wohnfläche | nach Quadratmetern der Wohnung | ähnlich wie Miteigentumsanteile, aber leichter nachvollziehbar |
Welcher Schlüssel in Ihrer Gemeinschaft gilt und ob er geändert werden kann, steht in der Gemeinschaftsordnung oder in früheren Beschlüssen. Auch hier gilt: Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Weitergabe an Mieter über die Betriebskosten
Für vermietende Eigentümer ist die Frage, ob die Kosten auf die Mieter umgelegt werden können. Die Gebäudereinigung zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern der Mietvertrag das vereinbart. Einmalige Leistungen wie eine Grundreinigung sind dagegen regelmäßig anders zu bewerten als die laufende Reinigung.
Wichtig ist, dass die Rechnung der Firma laufende Reinigung und Sonderleistungen getrennt ausweist. Sonst wird die Betriebskostenabrechnung angreifbar. Die Einzelheiten stehen im Beitrag Ist die Treppenhausreinigung auf Mieter umlegbar?
Angebote so vorbereiten, dass alle zustimmen können
Beschlüsse scheitern selten am Preis, sondern an unklaren Vorlagen. Wenn drei Angebote jeweils einen anderen Umfang und einen anderen Turnus enthalten, diskutiert die Versammlung über Äpfel und Birnen. Hilfreich sind drei Dinge:
- Ein gemeinsamer Leistungsumfang, auf den alle Firmen anbieten.
- Ein Leistungsverzeichnis je Angebot, das Flächen, Tätigkeiten und Frequenzen nennt.
- Klare Angaben zu Laufzeit, Kündigung und Vertretung bei Ausfall.
Wie man Angebote nebeneinanderlegt, zeigt der Beitrag Reinigungsangebote vergleichen. Soll eine bestehende Firma ersetzt werden, hilft der Ablaufplan im Beitrag Reinigungsfirma wechseln ohne Lücke im Objekt.
Unterlagen für die nächste Eigentümerversammlung
Wenn Ihre Gemeinschaft über die Treppenhausreinigung abstimmen will, besichtigen wir das Objekt kostenlos und unverbindlich, gern gemeinsam mit Verwaltung oder Beirat. Danach erhalten Sie ein Angebot mit Festpreis pro Monat und aufgeschlüsseltem Leistungsverzeichnis, das sich direkt als Beschlussvorlage verwenden lässt. Unsere Vereinbarungen sind monatlich kündbar, damit die Gemeinschaft sich nicht über Jahre bindet. Mehr zu unserer Arbeit lesen Sie auf der Seite zur Treppenhausreinigung in Hamburg.
Häufige Fragen
Kann die Verwaltung eine Reinigungsfirma ohne Beschluss beauftragen?
Bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung darf die Verwaltung selbst handeln. Ein laufender Reinigungsvertrag mit monatlichen Kosten für alle Eigentümer wird in der Praxis aber fast immer in der Versammlung beschlossen. Was in Ihrer Gemeinschaft gilt, steht oft im Verwaltervertrag oder in früheren Beschlüssen. Das ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung.
Welche Mehrheit braucht der Beschluss über die Treppenhausreinigung?
Die Beauftragung einer Reinigungsfirma gilt als Maßnahme der ordnungsmäßigen Verwaltung und wird üblicherweise mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen beschlossen. Gemeinschaftsordnung und Einzelfall können Abweichungen enthalten. Für eine verbindliche Auskunft ist die Verwaltung oder eine Rechtsberatung der richtige Ansprechpartner.
Muss ein Eigentümer im Erdgeschoss genauso viel zahlen wie im Dachgeschoss?
Ohne abweichende Regelung zahlt jeder nach seinem Miteigentumsanteil, unabhängig von der Etage. Die Gemeinschaft kann per Beschluss einen anderen Verteilungsschlüssel festlegen, etwa nach Einheiten. Das sollte sachlich begründet sein und wird am besten vorher mit der Verwaltung besprochen.
Dürfen Eigentümer die Kosten an ihre Mieter weitergeben?
Die Gebäudereinigung gehört zu den Betriebskostenarten, die umgelegt werden können, wenn der Mietvertrag das vereinbart. Der Schlüssel im Mietverhältnis kann sich vom Schlüssel in der Gemeinschaft unterscheiden. Mehr dazu im Beitrag zur Umlagefähigkeit. Auch das ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung.
Was passiert mit der Hausordnung, wenn eine Firma übernimmt?
Steht in der Hausordnung eine Reinigungspflicht für Bewohner, sollte die Gemeinschaft sie beim Wechsel zur Firma anpassen. Sonst bestehen zwei Regelungen nebeneinander, und keiner weiß, welche gilt. Den Stichtag legt man am besten auf den ersten Einsatz der Firma.
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