Reinigungsfirma wechseln ohne Lücke im Objekt

Die kurze Antwort: Eine Reinigungsfirma wechseln Sie ohne Lücke, wenn die neue Firma feststeht, bevor die alte gekündigt wird, und wenn der letzte und der erste Einsatz direkt aneinander anschließen. Dazwischen liegen drei Aufgaben, die gerne vergessen werden: die Rückgabe von Schlüsseln und Material, eine klare Übergabe an die neue Firma und eine enge Begleitung in den ersten vier Wochen. Mit einem einfachen Ablaufplan ist das in jedem Objekt machbar.

Warum Wechsel in der Praxis scheitern

Die neue Firma ist selten das Problem. Schwierig wird es an den Übergängen, die niemand ausdrücklich verantwortet. Diese Muster sehen wir immer wieder:

• Erst gekündigt, dann gesucht. Zwischen Vertragsende und neuem Start bleibt das Treppenhaus ungereinigt.
• Schlüssel nicht vollständig zurück. Niemand weiß mehr, wie viele Schlüssel und Transponder im Umlauf waren.
• Spender abgebaut. Am ersten Tag fehlen Seife und Papierhandtücher, weil die Halter der alten Firma gehörten.
• Kein Leistungsverzeichnis. Die neue Firma übernimmt die alten Lücken, weil nie festgehalten wurde, was eigentlich gemacht werden soll.

Vor der Kündigung: neue Firma und Leistungsverzeichnis

Beginnen Sie mit einer Besichtigung durch den neuen Dienstleister. Gehen Sie das Objekt gemeinsam ab und benennen Sie, was bisher gut lief und was nicht. Aus diesem Rundgang entsteht ein Leistungsverzeichnis mit Flächen, Tätigkeiten und Frequenz je Position. Es ist die Grundlage dafür, dass der Wechsel nicht nur einen anderen Namen, sondern eine bessere Reinigung bringt.

Nutzen Sie die Besichtigung, um die Punkte anzusprechen, an denen es bisher gehakt hat. Diese Fragen sollte die neue Firma konkret beantworten können:

• Arbeitet ein festes Team im Objekt, oder wechseln die Reinigungskräfte ständig?
• Wer vertritt bei Krankheit und Urlaub, und wie erfahren Sie davon?
• Wer ist Ihr Ansprechpartner, und wie schnell reagiert er auf Reklamationen?
• Welche Spender und welches Verbrauchsmaterial bringt die Firma mit, und was kostet das?
• Ist eine Startreinigung nötig, und wird sie getrennt vom Monatspreis ausgewiesen?

Bleiben die Antworten vage, ist das ein Hinweis darauf, dass sich nach dem Wechsel wenig ändert.

Erst wenn Angebot und Starttermin feststehen, lohnt sich die Kündigung beim bisherigen Dienstleister. Welche Fristen und Formvorgaben dabei zu beachten sind, erklärt der Beitrag Reinigungsvertrag kündigen: Fristen und Stolpersteine.

Der Ablaufplan für den Wechsel

Die folgende Übersicht ordnet die Aufgaben den Phasen des Wechsels zu. Die genauen Termine ergeben sich aus Ihrer Kündigungsfrist.

Schlüsselrückgabe und Zugänge sauber regeln

Schlüssel sind beim Wechsel der heikelste Punkt, weil ein fehlender Schlüssel zu einer Schließanlage schnell teuer werden kann. Gleichen Sie die zurückgegebenen Schlüssel mit dem Protokoll vom Vertragsbeginn ab und halten Sie die Rückgabe mit Datum, Anzahl, Schlüsselnummern und Unterschrift beider Seiten fest.

Gibt es kein altes Protokoll, zählen Sie so gut wie möglich nach und ändern Sie Zugangscodes für Tore, Schlüsseltresore und Alarmanlagen. Die neue Firma erhält ihre Schlüssel anschließend ebenfalls gegen Protokoll. So beginnt die Zusammenarbeit mit einer klaren Ausgangslage.

Klären Sie in derselben Phase, was der alten Firma gehört. Seifenspender, Papierhandtuchhalter, Toilettenpapierhalter, Hygienebehälter und Reinigungsgeräte im Putzmittelraum sind häufig Eigentum des Dienstleisters und verschwinden zum Vertragsende. Eine kurze Liste mit Foto verhindert, dass am ersten Tag der neuen Firma die Sanitärräume ohne Seife dastehen.

Der Übergabetermin am Stichtag

Planen Sie für den Stichtag einen kurzen gemeinsamen Termin im Objekt. Ideal ist, wenn Sie oder die Hausverwaltung, die neue Firma und nach Möglichkeit auch die alte Firma dabei sind. So gehen Sie diese Punkte durch:

1. Zustand festhalten. Fotos von Treppenhaus, Sanitärräumen und Nebenflächen, damit später klar ist, wo die neue Firma angefangen hat.
2. Schlüssel übergeben und beide Protokolle unterschreiben.
3. Technik und Räume zeigen. Wasseranschluss, Putzmittelraum, Lichtschalter, Müllstandplatz und gesperrte Bereiche.
4. Besonderheiten erklären. Empfindliche Böden, Mieter mit Absprachen, Zeiten, zu denen nicht gereinigt werden soll.
5. Bewohner oder Mitarbeitende informieren, etwa per Aushang mit neuem Ansprechpartner und Reinigungstagen.

Startreinigung: wann sie sinnvoll ist

Hat die bisherige Firma zuletzt nur noch das Nötigste gemacht, lohnt sich zu Beginn eine einmalige Startreinigung. Sie bringt Böden, Handläufe, Fensterbänke und Sanitärräume auf einen sauberen Ausgangszustand, den die laufende Reinigung danach halten kann. Ohne diesen Schritt kämpft die neue Firma wochenlang gegen alten Schmutz, und Sie sehen den Unterschied erst viel später.

Ob eine Startreinigung nötig ist, zeigt die Besichtigung. Sie gehört als eigene Position ins Angebot. Was eine Grundreinigung von der laufenden Reinigung unterscheidet, hängt vom Objekt ab, beim Mieterwechsel etwa gelten eigene Maßstäbe, wie der Beitrag Reinigung beim Mieterwechsel: was vor der Übergabe zählt zeigt.

Die ersten vier Wochen mit der neuen Firma

In den ersten Wochen spielt sich die Zusammenarbeit ein. Ein paar feste Absprachen machen den Unterschied zwischen einem holprigen und einem ruhigen Start:

• Eine gemeinsame Abnahme direkt nach dem ersten Einsatz, anhand des Leistungsverzeichnisses.
• Kurze wöchentliche Rückmeldungen, auch wenn alles passt.
• Ein fester Ansprechpartner, der Reklamationen tatsächlich weitergibt und abstellt.
• Eine Klärung, wer bei Krankheit oder Urlaub vertritt, bevor der Fall eintritt.

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