Reinigungskosten absetzen: was für Vermieter und Betriebe gilt

Kurz gesagt: Reinigungskosten sind fast immer steuerlich abziehbar, nur auf drei verschiedenen Wegen. Unternehmen buchen sie als Betriebsausgabe, Vermieter als Werbungskosten, Privathaushalte ziehen sie als haushaltsnahe Dienstleistung direkt von der Steuerschuld ab. Welcher Weg gilt, hängt nicht von der Reinigung ab, sondern davon, wofür das Objekt genutzt wird. Entscheidend für die Anerkennung ist am Ende weniger die Höhe der Kosten als die Form: Rechnung mit getrennten Positionen und eine unbare Zahlung. Dieser Beitrag ordnet die Praxis ein und ersetzt keine Steuerberatung.

Wovon abhängt, welcher Weg für Sie gilt

Die Finanzverwaltung fragt nicht, wer gewischt hat, sondern in welchem Zusammenhang die Kosten entstanden sind. Daraus ergeben sich drei Fälle, die sich in der Systematik deutlich unterscheiden.

Der dritte Fall ist der ungewöhnlichste, weil er anders wirkt als die beiden ersten. Eine Betriebsausgabe senkt den Gewinn, auf den anschließend Steuer berechnet wird. Die haushaltsnahe Dienstleistung senkt die fertig berechnete Steuer. Ein Euro im dritten Fall ist deshalb nicht mit einem Euro in den ersten beiden vergleichbar.

Betriebsausgabe: Reinigung in Büro und Praxis

Für Unternehmen ist der Fall unspektakulär. Die Reinigung der betrieblich genutzten Räume ist betrieblich veranlasst und damit sofort abziehbare Betriebsausgabe. Das gilt für die laufende Unterhaltsreinigung genauso wie für die Glasreinigung, die Grundreinigung oder die Sonderreinigung nach einem Umbau. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, zieht zusätzlich die ausgewiesene Umsatzsteuer.

Praktisch relevant wird es erst, wenn ein Objekt gemischt genutzt wird, etwa die Praxis im eigenen Haus oder die Lagerfläche in der vermieteten Halle. Dann braucht es einen nachvollziehbaren Aufteilungsmaßstab, üblicherweise nach Fläche. Für die Rechnung heißt das: Je genauer das Leistungsverzeichnis die Flächen benennt, desto einfacher lässt sich später aufteilen.

Werbungskosten: Reinigung im vermieteten Objekt

Vermieter setzen die Rechnung der Reinigungsfirma als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung an. Dass dieselben Kosten über die Betriebskostenabrechnung bei den Mietern landen, hebt das nicht auf. Die Umlage wird als Einnahme erfasst, die Rechnung als Ausgabe, und im Ergebnis gleicht sich beides weitgehend aus.

Genau deshalb lohnt der Blick auf die Positionen im Angebot. Was laufend anfällt, lässt sich umlegen und fließt beidseitig durch. Was einmalig anfällt, bleibt häufig beim Eigentümer hängen, ist als Werbungskosten aber trotzdem abziehbar. Welche Position zu welcher Gruppe gehört, haben wir im Beitrag Ist die Treppenhausreinigung auf Mieter umlegbar? aufgeschlüsselt.

Ein Punkt sorgt bei Vermietern regelmäßig für Rückfragen: Maßgeblich ist nicht der Monat der Leistung, sondern der Monat der Zahlung. Wer die Dezemberrechnung erst im Januar begleicht, verschiebt die Ausgabe damit in das folgende Jahr. Bei laufenden Verträgen mit gleichbleibendem Festpreis fällt das kaum auf, bei einer größeren Grundreinigung zum Jahreswechsel dagegen sehr wohl.

Haushaltsnahe Dienstleistung im Privathaushalt

Wer im eigenen Haushalt reinigen lässt, nutzt § 35a Abs. 2 EStG. Abziehbar sind 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen, höchstens 4.000 Euro im Jahr, und zwar direkt von der Steuerschuld. Begünstigt ist dabei ausdrücklich nur der Arbeitsanteil einschließlich Fahrt- und Maschinenkosten. Das eingesetzte Material zählt nicht mit.

Der Haushalt endet nicht an der Wohnungstür. Auch Leistungen auf dem Grundstück gehören dazu, etwa die Reinigung des Zugangswegs. Und Mieter sind nicht ausgeschlossen: Ist der begünstigte Anteil in der Betriebskostenabrechnung getrennt ausgewiesen, lässt er sich in der Regel ansetzen. Viele Verwaltungen weisen ihn deshalb ohnehin gesondert aus.

Warum die Überweisung über die Anerkennung entscheidet

Im Privatbereich scheitert die Begünstigung selten am Inhalt und häufig an der Zahlung. Das Gesetz verlangt eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Dienstleisters. Wird bar bezahlt, ist der Abzug verloren, auch wenn die Leistung erbracht und die Rechnung korrekt ist. Eine nachträgliche Überweisung heilt das nicht.

Im betrieblichen Bereich ist Barzahlung nicht verboten, aber unpraktisch. Bei einer Betriebsprüfung ist ein Kontoauszug der ruhigste Beleg, den es gibt. Wir stellen deshalb grundsätzlich auf Rechnung und rechnen über das Konto ab.

Was auf der Rechnung stehen muss

Eine Rechnung, die nicht diskutiert wird, beantwortet fünf Punkte von selbst:

1. Wer ist Leistungsempfänger? Die Rechnung muss auf die Person oder Firma lauten, die den Abzug geltend macht.
2. Welches Objekt und welcher Zeitraum? Anschrift und Abrechnungsmonat oder Leistungszeitraum gehören hinein.
3. Welche Leistungen? Nicht nur das Wort Reinigung, sondern die Positionen aus dem Leistungsverzeichnis.
4. Arbeit und Material getrennt. Im Privatbereich ist das der Punkt, an dem die Begünstigung hängt.
5. Steuernummer und Umsatzsteuer. Ausgewiesen, damit der Vorsteuerabzug möglich bleibt.

Fehlt die Aufteilung zwischen Arbeit und Material, hilft in der Praxis eine Ergänzungsbescheinigung des Dienstleisters. Einfacher ist es, die Rechnung gleich richtig zu stellen.

Dazu kommt die Aufbewahrung. Rechnungen und Zahlungsnachweise müssen im Zweifel noch nach Jahren vorgelegt werden können, und zwar vollständig. Praktisch bewährt hat sich ein Ordner je Objekt und Jahr, in dem Angebot, Leistungsverzeichnis, die zwölf Rechnungen und die dazugehörigen Kontoauszüge beieinanderliegen. Wer das Leistungsverzeichnis mit ablegt, kann auch Jahre später noch belegen, welche Leistung hinter der Summe stand.

Umlage und Absetzbarkeit sind zwei verschiedene Fragen

Diese beiden Themen werden regelmäßig verwechselt. Die Umlagefähigkeit entscheidet, ob Kosten an Mieter weitergegeben werden dürfen. Die Absetzbarkeit entscheidet, wie Kosten steuerlich wirken. Eine Grundreinigung ist typischerweise nicht umlagefähig, für den Vermieter aber sehr wohl als Werbungskosten abziehbar. Umgekehrt ist die laufende Reinigung beides zugleich.

Wer beim Wechsel des Dienstleisters ohnehin über die Positionen nachdenkt, klärt diese Trennung am besten gleich mit. Worauf dabei vertraglich zu achten ist, steht im Beitrag Reinigungsvertrag kündigen: Fristen und Stolpersteine.

So bekommen Sie Unterlagen, die durchgehen

Sagen Sie uns kurz, um welches Objekt es geht und ob Sie als Betrieb, als Vermieter oder privat beauftragen. Wir sehen uns die Flächen an und Sie erhalten einen Festpreis pro Monat mit einem Leistungsverzeichnis, das die Positionen sauber trennt. Die Rechnung weist Arbeits- und Materialanteil getrennt aus, läuft über das Konto und ist damit ohne Nacharbeit verwendbar. Die Besichtigung ist kostenlos, die Vereinbarung monatlich kündbar. Mehr dazu auf der Seite zur Büroreinigung in Hamburg und zur Treppenhausreinigung.