Leistungsverzeichnis Reinigung: was drinstehen muss

Ein Leistungsverzeichnis beantwortet vier Fragen, und zwar schriftlich: Welche Flächen werden gereinigt, welche Tätigkeiten finden dort statt, in welcher Frequenz, und was ist ausdrücklich nicht dabei. Steht das im Angebot, wissen beide Seiten nach zwei Jahren noch, was vereinbart war. Steht es nicht drin, kaufen Sie eine Zahl und hoffen auf eine Leistung.

Was ein Leistungsverzeichnis leistet und was nicht

Das Verzeichnis hat drei Aufgaben, die nichts miteinander zu tun haben und deshalb oft durcheinandergeraten. Erstens macht es Angebote vergleichbar, weil zwei Preise erst dann dasselbe bedeuten, wenn zwei Listen dasselbe beschreiben. Zweitens ist es die Arbeitsgrundlage für das Team im Objekt. Und drittens ist es der Maßstab, an dem Beschwerden gemessen werden.

Was es nicht ist: ein Qualitätsversprechen. Eine Position kann noch so genau beschrieben sein, wenn niemand die Zeit dafür einkalkuliert hat. Deshalb gehören Verzeichnis und kalkulierte Zeit zusammen. Wie Sie das an einem Angebot nachrechnen, steht im Beitrag Reinigungsangebote vergleichen.

Die vier Fragen, die jedes Verzeichnis beantworten muss

1. Welche Flächen? Jeder Bereich einzeln benannt, mit Quadratmetern oder zumindest mit der Anzahl der Einheiten.
2. Welche Tätigkeiten? Pro Fläche aufgeschlüsselt, nicht als Sammelbegriff.
3. In welcher Frequenz? An jeder einzelnen Position, nicht als Überschrift über dem ganzen Objekt.
4. Was ist nicht dabei? Die Ausschlüsse, damit später niemand von etwas ausgeht, das nie kalkuliert war.

Wer diese vier Fragen im Kopf hat, erkennt ein dünnes Verzeichnis in einer Minute. Fehlt eine davon, ist das Dokument im Streitfall wertlos.

Flächen benennen statt Räume schätzen

Der häufigste Fehler steht gleich am Anfang: Es werden Räume gezählt statt Flächen benannt. Ein Büro mit vier Arbeitsplätzen ist etwas anderes als ein Büro mit vier Arbeitsplätzen und einer Glaswand zum Flur. Eine Teeküche mit Spülmaschine ist etwas anderes als eine Teeküche mit Kaffeevollautomat und Kühlschrank.

Gehen Sie das Objekt deshalb einmal so durch, wie das Reinigungsteam es abends durchgeht, und schreiben Sie auf, was unterwegs liegt. Erfahrungsgemäß fallen dabei Flächen auf, an die beim Kalkulieren am Schreibtisch niemand denkt: der Windfang, die Aufzugkabine, der Kellerflur zum Archiv, der Fahrradraum, der Standplatz der Mülltonnen.

Zur Fläche gehört außerdem der Belag, denn er entscheidet über das Verfahren. Ein Nadelfilz wird gesaugt, ein Vinylboden feucht gewischt, geöltes Holz verträgt beides nur eingeschränkt und Naturstein reagiert empfindlich auf die falsche Chemie. Wer den Belag nicht notiert, bekommt am Ende eine Position, die zum Boden nicht passt, und wundert sich nach einem Jahr über matte Stellen.

Tätigkeiten so beschreiben, dass sie prüfbar sind

Reinigen ist kein Verb, mit dem sich arbeiten lässt. Prüfbar wird eine Position erst, wenn sie das Verfahren nennt. Zwischen den folgenden Formulierungen liegen im Objekt mehrere Minuten und in der Rechnung ein spürbarer Unterschied:

Frequenzen gehören an jede einzelne Position

Die Frequenz ist der größte Hebel am Preis und gleichzeitig die Angabe, die am häufigsten fehlt. Eine Überschrift wie wöchentliche Unterhaltsreinigung sagt nichts darüber, ob die Heizkörper auch wöchentlich drankommen. Tun sie nicht, und das ist völlig in Ordnung, muss aber dastehen.

Üblich ist eine Staffelung über drei bis vier Stufen: was jedes Mal passiert, was monatlich, was vierteljährlich und was einmal im Jahr. Türrahmen, Heizkörper, Lampenschalen, Fußleisten und Jalousien laufen fast immer in den langsameren Stufen mit. Entscheidend ist nur, dass sie überhaupt auftauchen, sonst passiert an ihnen jahrelang nichts.

Daneben lohnt ein Satz zum Qualitätsmaßstab. Er muss nicht kompliziert sein: Sauberkeit wird per Sichtprüfung beurteilt, und zwar in dem Zustand, in dem die Fläche direkt nach der Reinigung ist, nicht drei Tage später. Dieser eine Satz verhindert die zwei häufigsten Streitfälle, nämlich dass Gebrauchsspuren vom Folgetag als Mangel gemeldet werden und dass echte Mängel mit dem Hinweis auf normale Nutzung abgetan werden.

Ausschlüsse sind kein Kleingedrucktes

Ein Verzeichnis ohne Ausschlussliste ist unvollständig, und zwar zu Ihren Lasten. Was typischerweise nicht in der laufenden Reinigung enthalten ist und deshalb benannt gehört:

• Grundreinigung und Beschichtung von Böden
• Bauabschluss und Reinigung nach Handwerkern
• Sonderreinigung nach Umzügen, Wasserschäden oder Vandalismus
• Außenfenster ab einer Höhe, die Leiter oder Hebebühne erfordert
• Entsorgung von Sperrmüll und Gegenständen, die im Flur abgestellt wurden
• Pflege von Grünanlagen, Winterdienst und Laubentfernung

Dass diese Punkte ausgeschlossen sind, heißt nicht, dass niemand sie macht. Es heißt, dass sie eigene Positionen mit eigenem Preis sind. Genau so gehört es auch ins Dokument.

Diese Positionen fehlen am häufigsten

Aus der Praxis in Hamburger Objekten: Es sind fast nie die großen Flächen, die vergessen werden, sondern die Stellen dazwischen. Prüfen Sie Ihr Verzeichnis gezielt auf diese sechs Punkte.

1. Aufzugkabine. Boden, Spiegel, Bedientableau und Türschwelle, die sich zuverlässig zusetzt.
2. Kontaktflächen. Lichtschalter, Türgriffe, Handläufe, Klingeltableau und Briefkastenanlage.
3. Mattenzone im Eingang. Matten müssen gesaugt oder getauscht werden, sonst geben sie den Schmutz zurück.
4. Mülltonnenstandplatz. Der häufigste Beschwerdepunkt und die am häufigsten fehlende Position.
5. Verbrauchsmaterial. Wer stellt Seife, Papier und Müllbeutel, und ist das im Preis oder wird es berechnet.
6. Vertretung und Erreichbarkeit. Was bei Krankheit und Urlaub passiert und an wen Sie sich im Objekt wenden.

So kommen Sie zu Ihrem Verzeichnis

Bei uns entsteht es beim Rundgang. Wir gehen das Objekt gemeinsam ab, schreiben die Flächen auf, sagen offen, welche Frequenz aus unserer Sicht reicht, und Sie bekommen danach ein Leistungsverzeichnis samt Festpreis pro Monat. Die Besichtigung ist kostenlos und unverbindlich, die Vereinbarung monatlich kündbar, und auf eine Anfrage antworten wir werktags innerhalb von 24 Stunden.

Wenn Sie bereits unter Vertrag stehen und das Verzeichnis nicht mehr zum Objekt passt, lohnt vor jedem Wechsel ein Blick auf Laufzeit und Fristen. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag Reinigungsvertrag kündigen. Mehr zur laufenden Leistung selbst finden Sie auf unseren Seiten zur Büroreinigung in Hamburg und zur Treppenhausreinigung.