Jahresplanung Reinigung: was Hausverwaltungen jetzt klären sollten

Die Antwort vorweg: Klären Sie Vertrag, Beschwerden und Leistungsverzeichnis, bevor das Jahr endet. Wer im Dezember feststellt, dass die Kündigungsfrist längst abgelaufen ist, hat ein weiteres Jahr mit demselben Zustand vor sich. Eine kurze Jahresplanung Anfang des Quartals vermeidet das und gibt Ihnen für die nächste Eigentümerversammlung belastbare Argumente. Die folgenden Schritte gelten für ein einzelnes Haus genauso wie für mehrere Objekte.

Warum der Jahreswechsel der richtige Zeitpunkt ist

Manche Verträge verlängern sich still, wenn niemand reagiert. Dazu kommt: Mit dem Jahr liegt ein vollständiger Zeitraum hinter Ihnen. Sie sehen, was gut lief, welche Beschwerden wiederkamen und welche Flächen zu kurz gekommen sind.

Die Kündigungsfrist im bestehenden Vertrag prüfen

Der erste Blick gilt dem Vertrag selbst: Laufzeit, Verlängerung, Frist. Erst wenn Sie wissen, bis wann Sie handeln können, lässt sich der Rest planen. Wie eine Kündigung sauber läuft, steht im Beitrag Reinigungsvertrag kündigen. Ob eine Frist im Einzelfall gilt, ist eine Rechtsfrage; dieser Beitrag ist eine Einordnung und keine Beratung.

Beschwerden und Leistungsverzeichnis nebeneinanderlegen

Eine einzelne Beschwerde ist ein Ärgernis, drei gleiche sind ein Muster. Notieren Sie deshalb Datum, Haus und Anlass. Häufig liegt es nicht an der Reinigungskraft, sondern daran, dass eine Fläche im Verzeichnis fehlt oder der Turnus zu selten ist. Legen Sie deshalb Liste und Verzeichnis nebeneinander. Prüfen Sie dann das Haus selbst. Stimmen die Flächen noch? Gibt es eine neue Gewerbeeinheit, einen neuen Fahrradkeller, einen anderen Bodenbelag? Fehlende Positionen lassen sich nachtragen, und wiederkehrende Beschwerden bekommen so eine konkrete Antwort im Vertrag statt eines erneuten Hinweises per Mail. Eine Vorlage für den Aufbau finden Sie im Beitrag Leistungsverzeichnis Reinigung.

Was vor der Eigentümerversammlung geklärt sein sollte

Beschlüsse sind dann einfach, wenn die Fakten bereitliegen. Diese Punkte lohnen sich vorab:

Bringen Sie die Unterlagen rechtzeitig vor der Versammlung in Umlauf. Dann können sich Eigentümer vorbereiten, Rückfragen kommen vorher und nicht erst am Abend. Das verkürzt die Diskussion und macht aus dem Thema Reinigung einen kurzen Beschluss statt eines Streitpunkts. Ob ein Beschluss im Einzelfall wirksam ist, hängt von der Gemeinschaftsordnung und der Rechtslage ab; das ist eine Einordnung und keine Beratung.

Sonderreinigungen und Grundreinigungen vorausplanen

Neben der laufenden Reinigung gibt es Leistungen, die nur gelegentlich anfallen: eine Grundreinigung der Böden, die Fensterreinigung im Treppenhaus oder die Reinigung der Kellerflure. Wer sie ins Jahr einplant, kann sie in die Jahresplanung einrechnen und muss sie nicht als Überraschung in der Versammlung erklären. Wo die Grenze zwischen laufender Reinigung und Grundreinigung verläuft, steht im Beitrag Grundreinigung und Unterhaltsreinigung.

Welche Fragen Sie dem Anbieter zum Jahresende stellen

Ein Jahresgespräch mit dem bisherigen Anbieter ist keine Kündigungsdrohung, sondern normale Vertragspflege. Fragen Sie nach drei Dingen:

1. Was ist im Jahr aufgefallen? Ein guter Anbieter nennt von sich aus, wo Böden, Türen oder Beläge Pflege brauchen.
2. Was würde er am Verzeichnis ändern? Das Team im Haus sieht oft früher als die Verwaltung, welche Fläche fehlt.
3. Wie lange gilt der vereinbarte Preis? Wir arbeiten mit einem Festpreis pro Monat. Fragen Sie jeden Anbieter ausdrücklich, wie lange er gilt.

Die Antworten zeigen Ihnen, ob ein Wechsel nötig ist oder ob eine Anpassung reicht.

Den Wechsel so legen, dass er nicht im Winter beginnt

Ein Anbieterwechsel verlangt Einarbeitung: Schlüsselübergabe, Rundgang, Abstimmung. Ein Start in ruhigeren Wochen gibt dem neuen Team Zeit, das Haus kennenzulernen, bevor Laub, Nässe und Streusalz im Treppenhaus ankommen. Der Ablauf eines Wechsels steht im Beitrag Reinigungsfirma wechseln, und wie Sie Angebote vergleichen, im Beitrag Ausschreibung Gebäudereinigung.

Planen Sie außerdem eine Übergabe ein: Wer hat welchen Schlüssel, welche Flächen gelten als abgenommen, und wann findet der gemeinsame Rundgang mit dem neuen Team statt? Mit einem schriftlichen Übergabeprotokoll vermeiden Sie spätere Diskussionen darüber, in welchem Zustand das Haus übernommen wurde.

Der nächste Schritt für Ihre Objekte

Wenn Sie vor der Versammlung eine belastbare Grundlage brauchen, schauen wir uns Ihre Objekte gemeinsam an. Die Besichtigung ist kostenlos und unverbindlich, und Sie erhalten einen Festpreis pro Monat. Wir sind inhabergeführt, arbeiten in Hamburg und Umgebung mit festen Teams, und unsere Vereinbarungen sind monatlich kündbar. Mehr zur Treppenhausreinigung in Hamburg.