Gebäudereinigung ausschreiben: so vergleichen Sie fair

Fair vergleichen Sie Reinigungsangebote, indem Sie allen Anbietern dieselbe Aufgabe stellen: ein gemeinsames Leistungsverzeichnis, eine Besichtigung für jeden Bieter, ein einheitliches Preisblatt und feste Fristen. Die Angebote unterscheiden sich dann nur noch in dem, worin sie sich wirklich unterscheiden, nämlich Preis, Umsetzung und Verlässlichkeit. Gemeint ist hier die private Ausschreibung für Büro, Praxis oder Wohnhaus, nicht die öffentliche Vergabe mit ihren eigenen Regeln.

Wann sich eine Ausschreibung lohnt

Nicht jedes Objekt braucht ein förmliches Verfahren. Für ein kleines Büro reichen oft zwei oder drei Gespräche. Eine strukturierte Ausschreibung lohnt sich, sobald mehrere Entscheidungsträger beteiligt sind, etwa eine Eigentümergemeinschaft oder eine Verwaltung mit mehreren Häusern, oder wenn der Vertrag über längere Zeit laufen soll. Sie sorgt dafür, dass die Entscheidung später nachvollziehbar ist und niemand sagen muss: Wir haben halt den genommen, der am freundlichsten klang.

Das Leistungsverzeichnis als gemeinsame Grundlage

Alles beginnt mit einer Beschreibung dessen, was gereinigt werden soll. Ohne sie kalkuliert jeder Anbieter etwas anderes, und Sie vergleichen am Ende Zahlen, die nicht dasselbe meinen. Ein brauchbares Leistungsverzeichnis nennt die Flächen, die Tätigkeiten je Fläche und die Häufigkeit. Wie das aussieht, zeigen wir im Beitrag Leistungsverzeichnis für die Reinigung. Wenn Sie es selbst nicht schreiben möchten, lassen Sie es bei einer Besichtigung gemeinsam mit dem ersten Anbieter entstehen und geben es dann an alle weiter.

Besichtigung: für alle Bieter gleich

Laden Sie jeden Anbieter ein, das Objekt zu sehen, und geben Sie allen dieselben Informationen. Gleiche Unterlagen und möglichst gleiche Termine verhindern, dass einzelne Bieter einen Wissensvorsprung haben. Notieren Sie, was beim Rundgang gefragt wird: Fragen, die nur ein Anbieter stellt, gehören ins Protokoll und an alle weitergegeben.

Eine kostenlose und unverbindliche Besichtigung ist bei seriösen Anbietern selbstverständlich. Wer ohne Besichtigung einen Festpreis nennt, rät.

Ein einheitliches Preisblatt vorgeben

Das größte Vergleichsproblem entsteht, wenn jeder Anbieter sein Angebot in seiner eigenen Form schreibt. Geben Sie deshalb ein Preisblatt vor, in das alle dieselben Positionen eintragen. Je klarer die Struktur, desto schneller sehen Sie, wo Unterschiede liegen.

Fristen und Ablauf festlegen

Ein klarer Zeitplan ist Teil der Fairness. Er sagt allen Anbietern, bis wann sie Fragen stellen können, wann die Angebote vorliegen müssen und wann Sie entscheiden. So gehen Sie vor:

1. Leistungsverzeichnis und Preisblatt erstellen.
2. Drei bis vier Anbieter auswählen und einladen.
3. Besichtigungstermine vereinbaren und Fragen für alle protokollieren.
4. Eine Frist für die Angebote setzen und einhalten.
5. Angebote vergleichen, bei Unklarheiten schriftlich nachfragen.
6. Entscheiden, dem Gewählten zusagen und den anderen höflich absagen.

Bewertung: mehr als nur der Preis

Der Preis zählt, aber er ist nur ein Kriterium. Legen Sie vor dem Öffnen der Angebote fest, woran Sie entscheiden. Üblich sind Preis, Vollständigkeit gegenüber dem Leistungsverzeichnis, Regelung bei Ausfall, Nachweise wie Betriebshaftpflicht, Eindruck beim Rundgang und Vertragsbedingungen wie die Kündbarkeit. Ein Angebot, das deutlich unter den anderen liegt, verdient eine Rückfrage: Wo steckt die Differenz? Mehr dazu finden Sie im Beitrag Reinigungsangebote richtig vergleichen und, zum Thema Lohnkosten als Preisuntergrenze, bei Tariflohn in der Gebäudereinigung.

Typische Fehler bei der Ausschreibung

• Unterschiedliche Informationen. Ein Bieter bekommt den Grundriss, der andere nicht. Das Ergebnis lässt sich nicht mehr vergleichen.
• Zu viele Anbieter. Acht Besichtigungen kosten alle Beteiligten Zeit und verbessern die Entscheidung kaum.
• Nur die Endsumme. Ohne Aufschlüsselung wissen Sie nicht, was drinsteckt.
• Keine Frist. Wer auf das letzte Angebot wartet, verzögert die Entscheidung für alle.

Hinweis: Das ist eine praktische Einordnung und keine Rechtsberatung. Bei großen Objekten oder besonderen Vertragsklauseln lohnt eine rechtliche Prüfung.

So gehen wir mit Ihrer Anfrage um

Wenn Sie uns zu Ihrer Ausschreibung einladen, kommen wir zur Besichtigung, beantworten Ihre Fragen und legen Ihnen einen Festpreis pro Monat mit aufgeschlüsseltem Leistungsverzeichnis vor. Wir antworten werktags binnen 24 Stunden, die Besichtigung ist kostenlos und unverbindlich, die Vereinbarung ist monatlich kündbar. Mehr zu unseren Leistungen finden Sie bei der Büroreinigung in Hamburg und der Treppenhausreinigung.