Fällt die Reinigungskraft aus, sollte der Vertrag bereits festlegen, wer einspringt, wie die Verwaltung davon erfährt und wann ein verpasster Termin nachgeholt wird. Fehlt diese Regelung, merken Sie es erst, wenn sich Mieter oder Eigentümer über ein ungereinigtes Treppenhaus melden. Dieser Beitrag zeigt, was Hausverwaltungen vor der Unterschrift klären können. Er ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung.
Was bei Krankheit und Urlaub geschieht
Krankheit, Urlaub und Kündigungen gehören zum Alltag jedes Betriebs. Das Problem entsteht nicht durch den Ausfall selbst, sondern durch die Frage, ob jemand davon weiß und reagiert. Bei einer festen Stammkraft ist der Ausfall besonders sichtbar: Sie kennt das Haus, und niemand sonst weiß, welche Ecke wie zu behandeln ist.
Eine seriöse Firma hat dafür einen Plan, bevor der erste Termin ausfällt. Fragen Sie im Angebotsgespräch direkt danach. Die Antwort zeigt schnell, ob es eine Regelung gibt oder nur eine Zusage.
Vertretungsregelung im Vertrag festhalten
Eine mündliche Zusage hilft im Streitfall wenig. Nehmen Sie die Vertretung deshalb ins Leistungsverzeichnis oder in den Vertrag auf. Diese Punkte sollten dort stehen:
- Wer die Vertretung stellt: ein Teammitglied oder eine eigens eingewiesene Kraft.
- Ab wann die Vertretung greift, etwa ab dem ersten ausgefallenen Termin.
- Wie die Verwaltung informiert wird und durch wen.
- Ob und bis wann ausgefallene Termine nachgeholt werden.
- Ob die Vertretung im vereinbarten Preis enthalten ist.
Wie sich Leistungen im Einzelnen beschreiben lassen, steht im Beitrag Leistungsverzeichnis Reinigung.
Informationspflicht gegenüber der Verwaltung
Die Verwaltung ist die Stelle, bei der Beschwerden eingehen. Sie sollte deshalb vor den Mietern wissen, dass ein Termin wackelt. Vereinbaren Sie eine feste Ansprechperson und einen Meldeweg, zum Beispiel eine kurze Nachricht am selben Tag. Ein einzelner Satz genügt: welches Objekt, welcher Termin, wer vertritt, wann wird nachgeholt.
Hilfreich ist auch, vorab zu klären, ob die Verwaltung die Mieter selbst informiert, etwa über einen Aushang im Hausflur, oder ob die Firma das übernimmt. Wer die Mitteilung schreibt, ist weniger wichtig als die Tatsache, dass sie rechtzeitig kommt.
Nachholtermin statt stillem Ausfall
Die Frage lautet nicht, ob ein Termin je ausfällt, sondern was danach passiert. Die Tabelle zeigt drei typische Verläufe und was Sie jeweils festhalten können.
| Verlauf | Was geschieht | Was Sie festhalten |
|---|---|---|
| Vertretung am Termin | Eine eingewiesene Kraft übernimmt die Reinigung | Name der Vertretung, Datum, kurze Meldung |
| Nachholtermin | Die Reinigung folgt an einem vereinbarten Ersatztag | Ursprünglicher und neuer Termin |
| Stiller Ausfall | Niemand meldet sich, die Reinigung findet nicht statt | Datum, Foto, schriftliche Nachfrage an die Firma |
Der dritte Fall ist der, den Sie vertraglich ausschließen sollten. Was bei nicht erbrachter Leistung zu tun ist, haben wir im Beitrag Treppenhausreinigung nicht durchgeführt beschrieben.
Einarbeitung der Vertretung im Objekt
Eine Vertretung, die das Haus zum ersten Mal sieht, braucht Orientierung. Sinnvoll ist ein kurzes Objektblatt mit den wichtigsten Angaben: Zugänge und Schlüssel, Reihenfolge der Flächen, Besonderheiten beim Bodenbelag, Standort der Materialien. Fehlt es, bleibt die Qualität vom Zufall abhängig. Prüfen Sie im Gespräch, ob die Firma so etwas führt.
Dauerhafter Wechsel der Stammkraft
Nicht jeder Ausfall ist kurz. Verlässt die Stammkraft die Firma oder wechselt das Team, braucht das Objekt eine neue feste Besetzung. Der Übergang gelingt, wenn die bisherige Kraft die neue einarbeiten kann, bevor sie geht, oder wenn das Objektblatt vollständig genug ist, dass die neue Kraft ohne Nachfragen starten kann.
Bitten Sie die Firma, Sie über einen solchen Wechsel zu informieren und die neue Ansprechperson zu nennen. Beobachten Sie in den ersten zwei, drei Wochen nach dem Wechsel besonders genau, ob Fläche, Takt und Qualität gleich bleiben.
Ausgefallene Leistungen dokumentieren
Ob ein Termin stattfand, soll sich später ablesen lassen, ohne dass jemand sich erinnern muss. Ein einfacher Nachweis mit Datum, Objekt und erledigten Flächen genügt. Wie sich das aufbauen lässt, zeigt der Beitrag Reinigungsnachweis. Auch ein ausgefallener Termin gehört in diese Liste, mit dem Vermerk, wann nachgeholt wurde.
Unsere Praxis bei Ausfall im Team
Prestige Clean ist inhabergeführt von Stefan Wizke und im Raum Hamburg tätig. Wir arbeiten mit festen Teams, die Ihr Objekt kennen, und sorgen bei Ausfall für Vertretung. Der Festpreis pro Monat bleibt dabei bestehen, und die Vereinbarung ist monatlich kündbar. Wie wir die Vertretung für Ihr Objekt festhalten, besprechen wir bei der kostenlosen Besichtigung. Mehr zu den Leistungen finden Sie bei der Treppenhausreinigung und der Büroreinigung.
Häufige Fragen
Muss mich die Reinigungsfirma über einen Ausfall informieren?
Das sollte im Vertrag stehen. Sinnvoll ist eine kurze Meldung am selben Tag mit dem Hinweis, wer die Vertretung übernimmt und wann nachgeholt wird. Ob eine Meldepflicht besteht, richtet sich nach Ihrem Vertrag. Das ist eine Einordnung und keine Rechtsberatung.
Ist die Vertretung im Festpreis enthalten?
Das hängt vom Angebot ab. Fragen Sie vor Vertragsabschluss ausdrücklich danach und lassen Sie es schriftlich festhalten. Bei uns gilt der vereinbarte Festpreis pro Monat auch dann, wenn ein Teammitglied ausfällt.
Wie lange darf ein Termin ausfallen, bevor ich reagieren sollte?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist, was im Vertrag steht und wie stark der Ausfall das Objekt betrifft. Ein Ausfall im Treppenhaus fällt Mietern schneller auf als ein Ausfall im Kellerflur. Halten Sie Nachholfristen deshalb konkret fest.
Was tun, wenn ein Ausfall nicht gemeldet wurde?
Sprechen Sie die Firma schriftlich an, nennen Sie Datum und Objekt und bitten Sie um einen Nachholtermin. Heben Sie den Schriftwechsel auf. Wiederholt sich das, ist ein Gespräch über die Vertretungsregelung der nächste Schritt.
Wie handhaben Sie bei Prestige Clean eine Vertretung?
Wir arbeiten mit festen Teams und sorgen bei Ausfall für Vertretung. Wir sind inhabergeführt von Stefan Wizke und im Raum Hamburg tätig. Auf Anfragen antworten wir werktags binnen 24 Stunden.
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